Ubezpieczenia i Prawo Pracy nr 14 (608) z dnia 10.07.2024

Postępowanie pracodawcy, który omyłkowo zaniżył wysokość zasiłku chorobowego

W zakładzie pracy wypłacane są premie miesięczne w wysokości 700 zł. Od 1 stycznia 2024 r. zgodnie z regulaminem premiowania nie przysługują one wyłącznie za okresy absencji uprawniających do świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (wcześniej pracownicy zachowywali do nich prawo bez względu na jakiekolwiek absencje w pracy). Przez nieuwagę nie uwzględniliśmy tej premii w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego jednego z pracowników (w wieku 55 lat), który chorował w bieżącym roku. Jak skorygować ten błąd?

Pracodawca powinien przeliczyć podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i dokonać wyrównania jego wysokości, doliczając odsetki z tytułu opóźnienia w wypłacie części zasiłku.

Zgodnie z wewnątrzzakładowym regulaminem premiowania, pracodawca z pytania wypłaca premię miesięczną w pełnej wysokości za okresy niezdolności do pracy z powodu choroby, za którą pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia chorobowego, o którym mowa w art. 92 K.p., tj. odpowiednio za pierwsze 33 dni lub 14 dni (w przypadku pracownika w wieku 50+) niezdolności do pracy z powodu choroby w ciągu roku kalendarzowego. Premia nie podlega więc wliczeniu do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego, a także świadczeń chorobowych z ubezpieczenia wypadkowego. Powinna być natomiast uwzględniana w podstawie wymiaru zasiłków chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego i świadczenia rehabilitacyjnego, o których mowa w ustawie zasiłkowej z uwagi na jej niewypłacanie za okresy absencji uprawniających do świadczeń z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Kwestię tę reguluje art. 41 ust. 1 ustawy zasiłkowej, w myśl którego przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego (także wynagrodzenia chorobowego i innych zasiłków z ubezpieczeń społecznych) nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania tego zasiłku zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu, jeżeli są one wypłacane za okres pobierania tego zasiłku.

W związku z powyższym, pracodawca powinien przeliczyć podstawę wymiaru wcześniej wypłaconego zasiłku chorobowego, doliczając do niej premie miesięczne wypłacone za ten sam okres, za który wynagrodzenie zostało przyjęte do podstawy wymiaru oraz wypłacić pracownikowi wyrównanie tego świadczenia. Ponieważ pracodawca nie dokonał wypłaty części zasiłku w terminie przewidzianym w art. 64 ust. 1 ustawy zasiłkowej, jest również zobowiązany do wypłaty odsetek w wysokości i na zasadach określonych w ustawie o sus (tj. odsetek ustawowych).

Jeśli niewypłacenie zasiłku lub jego części jest następstwem błędu pracodawcy upoważnionego do jego wypłaty, to możliwe jest wyrównanie wysokości tego świadczenia za okres 3 lat. Po tym okresie roszczenie o wypłatę zasiłku ulega przedawnieniu (art. 67 ust. 4 ustawy zasiłkowej).

Zwracamy uwagę! Kwotę wyrównania zasiłku chorobowego (bez odsetek z tytułu opóźnienia wypłaty) pracodawca rozlicza w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne, tj. wykazując w raporcie ZUS RSA sporządzonym za lipiec 2024 r. (czyli za miesiąc dokonania jego wypłaty) z kodem świadczenia 317, okresem od 19.02.2024 do 14.04.2024, liczbą dni 56, kwotą wyrównania - 902,16 zł.

Pracownik w wieku 55 lat był niezdolny do pracy z powodu choroby przypadającej od 5 lutego do 14 kwietnia 2024 r. (70 dni). Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego od 5 do 18 lutego 2024 r. (14 dni) stanowiło przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od lutego 2023 r. do stycznia 2024 r. w wysokości 5.306,83 zł (kwota pomniejszona o składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika). Nie uwzględniono w niej premii uzyskanych za ww. miesiące, ponieważ pracownik zachował do nich prawo za okres pobierania wynagrodzenia chorobowego.

Do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego od 19 lutego do 14 kwietnia 2024 r. (56 dni) pracodawca omyłkowo przyjął tylko przeciętne miesięczne wynagrodzenie uzyskane za ww. okres (bez premii wypłaconych za te same miesiące). Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowiła kwota 5.306,83 zł (stawka dzienna zasiłku - 141,51 zł), a powinna kwota 5.910,86 zł (stawka dzienna zasiłku - 157,62 zł), uwzględniająca premie wypłacone za okres od lutego 2023 r. do stycznia 2024 r.

Zakładamy, że pracodawca w lipcu 2024 r. dostrzegł nieprawidłowości w ustaleniu wysokości świadczenia i wyrównanie zasiłku łącznie z odsetkami z tytułu opóźnienia wypłaci 31 lipca 2024 r. (wraz z wypłatą wynagrodzenia za lipiec br.). Obliczenie kwoty wyrównania zasiłku i odsetek przedstawia poniższa tabela:

Łączna kwota wyrównania wynosi 902,16 zł, a odsetki 33,85 zł. Przy ustalaniu odsetek można skorzystać z kalkulatora dostępnego w serwisie www.kalkulatory.gofin.pl.