Gdy pracownica urodzi dziecko

Jedna z moich pracownic urodziła dziecko. Jakie dokumenty powinnam złożyć do ZUS, aby ten podjął wypłatę należnego jej zasiłku macierzyńskiego (nie posiadam uprawnień do wypłaty tego świadczenia)? Dodam, że pracownica przed porodem nie przebywała na zwolnieniu lekarskim. (pytanie z dyskusji na www.forum.gofin.pl nr 1236158)

Odpowiedź na pytanie uzależniona jest m.in. od tego, czy pracownica:

korzystała - na swój wniosek - z urlopu macierzyńskiego przed dniem porodu (taką możliwość przewiduje art. 180 § 2 z uwzględnieniem § 3 Kodeksu pracy - Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.),
urodziła dziecko w Polsce czy za granicą,
ubiega się o urlop rodzicielski.

Wymagane w danym przypadku dokumenty zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (Dz. U. z 2017 r. poz. 87) - patrz tabela.

Bez wątpienia jednak konieczne jest przedłożenie w ZUS (w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS) zaświadczenia płatnika składek, zawierającego stosowne informacje, które w przypadku ubezpieczonego będącego pracownikiem zostały określone w załączniku nr 1 do przywołanego rozporządzenia. W tym celu najlepiej jest skorzystać z opracowanego przez organ rentowy formularza Z-3, podając m.in. dane niezbędne do ustalenia prawa do zasiłku macierzyńskiego i jego wysokości, w tym m.in.:

czy i na jaki okres udzielono pracownicy urlopu macierzyńskiego i/lub rodzicielskiego z podaniem daty złożenia wniosku o urlop rodzicielski,
czy w czasie urlopu rodzicielskiego pracownica będzie wykonywała pracę u swojego pracodawcy, a jeżeli tak, to w jakim okresie i wymiarze,
czy i ewentualnie za jaki okres i w jakiej stawce procentowej został pracownicy wypłacony zasiłek macierzyński.

Dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty pracownicy zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego

Rodzaj urlopu, za okres którego ma być wypłacany zasiłek macierzyński

W razie urodzenia dziecka

w Polsce

podczas pobytu za granicą

urlop macierzyński, za okres:

-	przed dniem porodu

-	zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku określające przewidywaną datę porodu

-	przetłumaczone na język polski* zaświadczenie zagranicznego zakładu leczniczego lub zagranicznego lekarza określające przewidywaną datę porodu, zawierające nazwę zagranicznego zakładu leczniczego lub imię i nazwisko zagranicznego lekarza, opatrzone datą wystawienia i podpisem lekarza

-	od dnia porodu

-	odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika składek albo przez ZUS za zgodność z oryginałem

-	odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub przetłumaczony na język polski* zagraniczny akt urodzenia dziecka lub kopie tych dokumentów, potwierdzone przez płatnika składek albo przez ZUS za zgodność z oryginałem

urlop rodzicielski

wniosek o udzielenie tego urlopu (zasiłek za okres tego urlopu) oraz oświadczenie pracownicy o:

-	braku zamiaru korzystania przez drugiego z rodziców dziecka w okresie wskazanym we wniosku z zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego albo
-	okresie, w którym drugi z rodziców dziecka zamierza korzystać z zasiłku macierzyńskiego za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego, w okresie objętym wnioskiem

Obowiązku przetłumaczenia na język polski nie stosuje się do ww. dokumentów wystawionych na terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej, państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) - stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub Konfederacji Szwajcarskiej oraz państw stron umów międzynarodowych w zakresie zabezpieczenia społecznego, których stroną jest Rzeczpospolita Polska, w językach urzędowych tych państw.