Dokumenty dla celów wypłaty zasiłku po ustaniu zatrudnienia

W dniu 16 lipca br. otrzymaliśmy zwolnienie lekarskie pracownika, który był zatrudniony w naszym zakładzie pracy do 30 czerwca br. Ponieważ jest ono wystawione na okres od 30 czerwca do 21 lipca br., zrobiłam korektę listy płac i rozliczenia składek ZUS oraz sprostowałam świadectwo pracy. Teraz muszę jeszcze wypełnić formularz ZUS Z-3. (pytanie nr 852160)

1) Czy przekazując go do ZUS wraz z zaświadczeniem lekarskim ZUS ZLA pracownika powinnam załączyć kserokopię jego świadectwa pracy, czy też wystarczy, że na zwolnieniu lekarskim odnotuję fakt ustania stosunku pracy?

Dokumenty, które płatnik składek powinien przekazać do ZUS dla celów wypłaty zasiłku chorobowego dla pracownika, w tym m.in. za okres po ustaniu stosunku pracy, zostały wymienione w § 2 ust. 1 pkt 1 oraz § 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2012 r. poz. 444 ze zm.). Są to odpowiednio wspomniane w pytaniu:

zaświadczenie płatnika składek sporządzone na druku ZUS Z-3 oraz
zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby (ZUS ZLA), obejmujące okres należnego ubezpieczonemu:

wynagrodzenia i/lub zasiłku chorobowego wypłacanego przez płatnika składek oraz
zasiłku chorobowego, w tym za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia, do którego prawo ustali i podejmie wypłatę ZUS - kopię tego dokumentu potwierdzoną za zgodność z oryginałem należy pozostawić w aktach zakładu pracy.

W wymienionym rozporządzeniu nie ma mowy o konieczności przedłożenia kserokopii świadectwa pracy, choć nic nie stoi na przeszkodzie, aby płatnik składek załączył ją do dokumentacji przekazywanej do ZUS. Informacja w sprawie ustania stosunku pracy powinna jednak znaleźć się w pkt 1 zaświadczenia ZUS Z-3. Nie ma potrzeby powielać jej na zwolnieniu lekarskim załączonym do tego formularza.

Warto również przypomnieć o obowiązku podania w zaświadczeniu płatnika składek informacji o dacie wpływu do zakładu pracy przedłożonego przez pracownika, a następnie przekazywanego do ZUS zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA. Należy to zrobić w pkt 8 formularza ZUS Z-3 z jednoczesnym podaniem serii i numeru zwolnienia lekarskiego. Informacja ta pozwoli organowi rentowemu na ustalenie, czy zaświadczenie lekarskie zostało dostarczone przez ubezpieczonego w terminie 7 dni od jego otrzymania, a tym samym, czy nie należy zastosować sankcji, o której mowa w art. 62 ust. 3 ustawy zasiłkowej.

2) Czy mam wysłać pracownikowi druk Z-10, aby go wypełnił i przekazał do ZUS?

Zasiłek chorobowy za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego (zatrudnienia) przysługuje, o ile nie zachodzą okoliczności wymienione w art. 13 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2014 r. poz. 159), zwanej ustawą zasiłkową. Dlatego też dowodem stanowiącym podstawę przyznania i wypłaty przez ZUS zasiłku chorobowego za okres niezdolności do pracy przypadającej po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego jest także oświadczenie osoby występującej o zasiłek zawierające informację o:

zaprzestaniu i niepodjęciu działalności zarobkowej stanowiącej tytuł do objęcia obowiązkowo lub dobrowolnie ubezpieczeniem chorobowym albo zapewniającej prawo do świadczeń chorobowych,
nieustaleniu prawa do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy, zasiłku dla bezrobotnych, zasiłku lub świadczenia przedemerytalnego albo nauczycielskiego świadczenia kompensacyjnego,
niepodleganiu obowiązkowo ubezpieczeniu społecznemu rolników określonemu w przepisach o ubezpieczeniu społecznym rolników.

Składa się je na druku ZUS Z-10, którego wzór został określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia wymienionego w odpowiedzi na poprzednie pytanie.

Ustawodawca nie zobowiązał płatnika składek do zaopatrzenia byłego pracownika w wymagane oświadczenie. Jeśli jednak pracodawca ma bezpośredni kontakt z ubezpieczonym, najlepiej aby w przekazywanej do ZUS dokumentacji znalazł się również wypełniony przez byłego pracownika formularz ZUS Z-10. Umożliwi to wcześniejsze ustalenie uprawnień do zasiłku chorobowego. Podobny skutek może mieć przesłanie oświadczenia do byłego pracownika w celu jego wypełnienia i przekazania do ZUS.

Formularze ZUS Z-3 i ZUS Z-10 dostępne są na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.druki.gofin.pl.

Jeśli organ rentowy nie otrzyma takiego dokumentu wraz z dokumentacją z zakładu pracy, sam wyśle go do ubezpieczonego, uzależniając ustalenie uprawnień do zasiłku chorobowego od jego wypełnienia i zwrotnego przekazania przez ubezpieczonego do ZUS.